Politique de confidentialite

Conformement a la Loi 25, nous avons designe un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation.

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Daniel Lauzon, CEO

Courriel : confidentialite@condogenia.com

Toute demande relative a la protection de vos renseignements personnels peut etre adressee a cette adresse. Nous accusons reception dans les 5 jours ouvrables et fournissons une reponse complete dans les 30 jours.

Nous collectons differentes categories de renseignements personnels selon votre role sur la plateforme. Voici le detail par categorie :

2.1 Gestionnaires et membres du conseil d'administration

• Nom, prenom, adresse courriel, numero de telephone
• Role au sein du conseil d'administration (president, tresorier, secretaire, administrateur)
• Syndicat de copropriete associe

2.2 Coproprietaires

• Nom, adresse courriel
• Numero d'unite ou de lot

2.3 Entrepreneurs

• Nom de l'entreprise, nom du contact, adresse courriel, numero de telephone
• Numero de licence RBQ (Regie du batiment du Quebec)
• Numero d'entreprise du Quebec (NEQ)
• Adresse d'affaires, site web
• Evaluations et donnees publiques Google Reviews (notes, nombre d'avis)

2.4 Documents

• Proces-verbaux d'assemblee
• Contrats de service et d'entretien
• Factures
• Etudes de fonds de prevoyance
• Budgets
• Attestations et certificats

2.5 Donnees techniques

• Adresse IP
• Type de navigateur et systeme d'exploitation
• Pages visitees et duree de session (via cookies analytiques)

2.6 Communications

• Historique des conversations avec Marie, notre assistante IA
• Courriels envoyes via la plateforme
• Messages SMS (notifications et alertes)

Conformement a la Loi 25, nous collectons vos renseignements uniquement pour des fins determinees, explicites et legitimes :

• Fourniture du service : fournir le service SaaS de gestion de copropriete, incluant la creation de compte, l'authentification et l'ensemble des fonctionnalites de la plateforme
• Appels d'offres : generer des appels d'offres et permettre la comparaison des soumissions des entrepreneurs
• Verification des certifications : verifier les licences RBQ et les certifications des entrepreneurs inscrits au repertoire
• Notifications et alertes : envoyer des notifications par courriel, SMS et dans l'application (echeances, travaux, budget, etc.)
• Assistant IA : ameliorer le service via l'assistante IA Marie (suggestions, alertes proactives, analyse de documents)
• Analyses statistiques : produire des analyses anonymisees pour ameliorer la plateforme (aucune donnee permettant l'identification)

Nous ne collectons jamais plus de renseignements que ce qui est necessaire pour atteindre ces finalites.

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous les partageons uniquement avec les fournisseurs suivants, dans le cadre strict de la fourniture de notre service :

Conformement a l'article 17 de la Loi 25, lorsque des donnees sont communiquees a l'exterieur du Quebec, nous nous assurons qu'elles beneficient d'une protection equivalente a celle prevue par la loi quebecoise. Des ententes contractuelles (DPA) sont en place avec chacun de ces fournisseurs.

Nous mettons en place des mesures de securite rigoureuses pour proteger vos renseignements personnels :

• Chiffrement en transit : toutes les communications sont protegees par HTTPS/TLS
• Isolation des donnees : Row Level Security (RLS) dans Supabase — chaque syndicat ne peut acceder qu'a ses propres donnees
• Authentification : authentification multi-facteur disponible pour tous les comptes
• Sauvegardes : backups quotidiens chiffres de la base de donnees
• Tracabilite : audit trail des actions sensibles (connexions, modifications, suppressions)
• Documents securises : Signed URLs avec expiration d'une heure pour l'acces aux fichiers
• Protection des API : rate limiting pour prevenir les abus et les tentatives d'acces non autorisees

Conformement a la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur prive, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'acces : vous pouvez consulter l'ensemble de vos donnees directement via votre tableau de bord CondoGenIA
• Droit de rectification : vous pouvez modifier vos informations personnelles a tout moment via votre tableau de bord
• Droit a la suppression : vous pouvez demander la suppression complete de vos donnees et de votre compte
• Droit a la portabilite : vous pouvez exporter toutes vos donnees dans un format structure (archive ZIP contenant vos informations)
• Droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement a tout moment pour les traitements qui y sont soumis (marketing, cookies analytiques)

Procedure pour exercer vos droits

Envoyez votre demande a confidentialite@condogenia.com en precisant votre identite et la nature de votre demande. Nous vous repondrons dans un delai maximal de 30 jours.

Deposer une plainte

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectes, vous pouvez deposer une plainte aupres de la Commission d'acces a l'information du Quebec (CAI) :

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que necessaire pour les finalites decrites dans cette politique :

• Donnees du compte actif : conservees tant que votre compte est actif sur la plateforme
• Apres resiliation : supprimees dans les 90 jours suivant la fermeture du compte, sauf obligation legale contraire
• Documents televerses : supprimes en meme temps que le compte
• Logs d'audit : conserves pendant 1 an (obligation de tracabilite)
• Donnees anonymisees : peuvent etre conservees indefiniment, car elles ne permettent plus d'identifier une personne

A l'expiration de ces periodes, les donnees sont supprimees de maniere securisee ou anonymisees de facon irreversible.

Conformement a la Loi 25, en cas d'incident de securite presentant un risque de prejudice serieux affectant vos renseignements personnels :

• Nous vous informerons dans les meilleurs delais par courriel et, le cas echeant, par notification dans la plateforme
• La Commission d'acces a l'information du Quebec (CAI) sera egalement notifiee conformement a la loi
• Un registre des incidents de confidentialite est tenu et conserve conformement aux exigences legales

En cas de notification d'incident, nous vous recommandons de changer votre mot de passe, de surveiller vos comptes et d'activer l'authentification multi-facteur si ce n'est pas deja fait.

Types de cookies utilises :

• Strictement necessaires (obligatoires) : session, authentification, securite CSRF, preference de langue
• Analytiques (optionnels, avec consentement) : Google Analytics (IP anonymisee)

Vous pouvez gerer vos preferences de cookies via les parametres de votre navigateur. Nous n'utilisons pas de cookies de marketing tiers.

La plateforme est destinee aux personnes agees de 18 ans et plus. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements de mineurs. Conformement a la Loi 25, les renseignements d'un mineur de moins de 14 ans ne peuvent etre recueillis sans le consentement du titulaire de l'autorite parentale.

En cas de modification substantielle de cette politique, nous vous notifierons au moins 30 jours avant l'entree en vigueur par courriel et notification dans la plateforme. La poursuite de l'utilisation du service apres ce delai vaut acceptation des modifications. Un historique des versions precedentes est disponible sur demande.

Pour toute question concernant cette politique :